Bedre revision hos kunden

8 værdifulde tips til bedre revision hos kunden

Forbedring er nøglen til kvalitet i revisionen. Her får du nogle tips og ideer, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af hvert eneste minut, du tilbringer ude hos kunden.

 

# 1. Lær kundens virksomhed at kende – før kundebesøget

Tiden ude hos kunden er kostbar, så spild den ikke med at skaffe baggrundsinfo. Mød i stedet op velforberedt. Du skal have kendskab til branchen, kundens forretningsaktiviteter, hvad der er sket igennem det seneste år samt hvilke love og regler, der vil få betydning for kunden.

Det er også vigtigt at tænke over behov og forventninger. Kunden forventer en værdi ud over en underskrevet revisionspåtegning. Ofte handler det om at vise, at du forstår kundens forretningsaktivitet samt virksomhedens udfordringer og succesfaktorer.

 

# 2. Inddrag kunden i planlægningen

Gør allerede i en tidlig fase din kunde engageret i tidsplanlægning, forventninger og prioriteringer. At forbedre kommunikationen med kunden er den mest enkle måde at øge kundetilfredsheden på. Ved at inddrage kunden i planlægningen øges sandsynligheden for at deadlines overholdes, at det rigtige materiale er til stede, og at kundens forventninger bliver opfyldt. Begynd arbejdet med planlægningen tidligt, så du kan booke datoer ind, markér de områder, der skal prioriteres og forklar hvad der er nyt, så kunden er forberedt på at diskutere disse ting, når du kommer. Til slut skal du ringe til kunden en uge før det planlagte besøg og kontrollere, at alt er forberedt. Hvis ikke – flyt da tidspunktet for besøget.

 

# 3. Tag fat på de sværeste områder først

Det kan være fristende at starte med de letteste områder, men du har brug for feedback fra kunden på de svære spørgsmål. Derfor er det vigtigt, at du tager fat på disse først, så du kan nå at få svar på de svære spørgsmål i løbet af besøget.
 

# 4. Giv kunden en konkret liste over det, der skal forberedes

Der skal bruges en aktuel liste over året med faste datoer for, hvornår materiale skal være færdigt, og hvem der er ansvarlig for dette. Giv også gerne kunden eksempler eller skabeloner, der kan lette arbejdet. Uden tydelige krav til kunden risikerer du at blive forsinket med revisionsarbejdet allerede før, du kommer ud til kunden.

 

# 5. Identificér flaskehalsene i din proces

Fremstillingsbranchen analyserer konstant sine egne forretningsaktiviteter for at finde flaskehalse og eliminere disse. Det kan vi lære af og på den baggrund finjustere alle dele af revisionsprocessen, så den fungerer optimalt. Planlægning, besøg, opsummering og levering. Sørg for, at du har deadlines på alle elementer, identificér de steder i processen, hvor der opstår blokeringer, og træf foranstaltninger mod disse flaskehalse.

 

# 6. Tilfør værdi eller bliv skiftet ud

Rutinearbejde kan erstattes. Ifølge Harward Business Review kan du, ved at øge andelen af loyale kunder med 5 %, øge indtjeningen med hele 25 %. Det er derfor vigtigt at holde på kunderne. Men i en stresset statusperiode er det let at overse kundernes behov, og i stedet for se dem som noget på din to-do-liste. Hvem som helst kan fikse tallene, men du tilfører værdi til din kunde ved at have kendskab til kundens forretningsaktiviteter – og ved at kende kunden. Vis, at du kan hjælpe kunden med at få succes, da det giver dem anledning til at bede dig om at komme tilbage næste år.

 

# 7: Færdiggør så meget som muligt ude hos kunden

Det er lettere sagt end gjort! Det er vigtigt, at kunden forstår, hvor vigtigt det er at afslutte arbejdet ude hos kunden. Det er let at opstille deadlines for kunden, men det kan være svært at få dem til at forstå, hvad der sker, hvis der opstår forsinkelser. Motivér derfor dine deadlines og forklar hvad der sker (inklusive omkostninger), hvis der opstår forsinkelser.

Tidsforbruget til besøget afhænger af, hvor kompleks revisionen er. Det er derfor uhensigtsmæssigt at tænke, at ”det tager samme tid som sidste år”. Planlæg før besøget og forsøg at forudse flaskehalse og problemer afhængigt af, hvad der er sket i virksomheden i løbet af året.

Desuden er det et spørgsmål om indstilling at få arbejdet gjort færdigt i løbet af besøget. Der kræves engagement, vilje og flid.

 

# 8: Få det mest mulige ud af dag 1

Den første dag hos kunden er den allervigtigste. Den måde du agerer på slår tonen an for resten af arbejdet. Tre vigtige tips til den første dag:

1. Planlægning, planlægning, planlægning.

2. begynd med de mest komplekse områder, hvilket indebærer, at det er meget vigtigt, at nøglepersoner er tilgængelige den første dag. Mange begynder deres kundebesøg på en mandag, selvom det er den travleste dag for mange kunder. Spørg i stedet kunden om, hvornår det er bedst at starte.

3. Lav en opsummering af dagen, før du går hjem, over det du har opnået, og hvad der mangler at blive gjort de følgende dage. Afhængigt af, hvordan det er gået, kan du have brug for at justere planen for at undgå flaskehalse og unødvendige omkostninger for kunden.